BLOGINDLÆG FRA 2013:

Sådan gik DATS Teaterfestival 2013

Medarrangør af DATS Teaterfestival Anders Schriver Pertou evaluerer her festivalen 2013 indenfor områderne starten, styringsruppe, økonomi, PR, det kunstneriske og dokumentation. Arbejder du selv med planlægning af projekter i teaterverdenen, er der mange gode tips og tanker at hente.

Af DATS-blogger og medlem af Sløjdscenen, Askov Amatørteaters bestyrelse Anders Schriver Pertou

Sammen med Sløjdscenens bestyrelse ser jeg tilbage på planlægningen og gennemførelsen af festivalens hektiske dage.

Cirka 110 amatørteaterfolk fra hele Danmark besøgte Vejen og Askov den første weekend i maj 2013. Teaterfestivalen var arrangeret af DATS, landsforeningens for dramatisk virksomhed, i samarbejde med Studio 73 og Sløjdscenen.

Gæsterne mødte mere end 55 lokale værter og frivillige.

Festivalens deltagere så, sammen med lokale teatergæster, i alt ni meget forskellige og meget gennemarbejdede forestillinger.  Men der blev også tid til hygge, diskussionsfora og en skøn fest med en lækker middag.

Starten 
Projektet startede allerede sidst i oktober 2011, da Peter Simoni, Studio 73, sendte mig en mail med emnet ”Skal vi lege sammen?” Det ville vi jo gerne! Og da DATS var med på idéen, gik vi hurtigt i gang.

”Motivationen for at være medarrangør var at være med til at samle teaterinteresserede – se hvad de kunne byde på og vise dem, hvad teater er her i vores område”. Citat Birgit Knudsen, formand for Sløjdscenens bestyrelse.

Sløjdscenen ansøgte senere om at deltage med kvindemonologerne ”Kvindfolk” og blev antaget.

Styringsgrupe 
Vi nedsatte en styringsgruppe og indhentede erfaringer fra tidligere festivaler. En håndbog fra DATS var desuden en stor hjælp og inspiration.

Vi skulle hurtigt finde spillesteder. Det blev til Studioscenen, Basen, Sløjdscenen og Østerbyskolen, der også gav mulighed for gratis overnatning på eget medbragt liggeunderlag. Andre kunne betale sig fra at overnatte mere komfortabelt på Gæstgivergården og Brodal.

”Logistik og planlægning er en vigtig del af et arrangement, hvor mange kommer for at nyde nogle gode teaterforestillinger. Alt i kulissen skal også klares, og her er det vigtigt, at der er god styring på. Det sikrer dels at de mange frivillige får en god oplevelse, hvor de føler at de gør god gavn, men også samtidig ser deres arbejde blive nydt af andre. Alt i alt kan man sige, at man får som fortjent. En god planlægning kræver en indsats, men bliver til i rigt mål belønnet med glæde og roser fra modtagerne. Det giver pludselig alle de slidsomme timer værdi, at se det hele gå op i en højere enhed, og man glæder sig faktisk til, hvis man igen engang får muligheden for at deltage i noget lignende.” Citat Steen Riisbjerg Madsen, medlem af Sløjdscenens bestyrelse.

Økonomi
DATS gav os også et budget og vi forstod  tidligt, vi måtte finde sponsorer. Også efter at Vejen Kommune havde bevilget projektet en støtte på hele 50 000 kroner.

”Min rolle i planlægningen var at skaffe sponsorrater. Det var en stor fornøjelse at opleve, hvor imødekommende lokale sponsorer var. Særligt satte vi os for at få sponsoreret maden. Ganske som en familiebegivenhed ofte bliver målt på maden, var vi på forhånd blevet “advaret” om, at festivallens succes afhang af, hvor lækker maden var! Jeg er slet ikke i tvivl om, at vi bestod den prøve. Også da en flok sultne teknikkere fra hele landet blev forkælet med frokost fra Slagter Dam og aftensmad fra Hotel Skibelund Krat!”. Citat Birgit Knudsen, formand for Sløjdscenens bestyrelse.

PR 
Desuden skulle der skabes foromtale. Især lokalt.  Allerede et år før festivalen fik vi artikler i lokalbladene. Og vi intensiverede indsatsen frem mod premieren, maj 2013. Desuden oprettede vi en Facebook gruppe og vi skrev på vore hjemmesider og nyhedsmails  til medlemmerne. Vi satte plakater og bannere op og spredte det gode budskab fra mund til øre. Til selve festivalen producerede DATS programmer og flyers.

Som PR-ansvarlig var det en glæde, at vore nærmeste medarbejdere i DATS, Morten Hovman og Tina Holm-Jensen gav udtryk for, at man ikke tidligere havde oplevet så megen omtale i medierne.

Det kunstneriske
Som sagt bidrog Sløjdscenen med monologerne ”Kvindfolk”. Af  logistiske grunde spillede vi to gange. Som alle andre spillede vi gratis. Af praktiske grunde skrev jeg to nye tekster, da to oprindelige monologer måtte udgå.

”At være skuespiller på Sløjdscenen er lig med udvikling og udfordring. Sløjdscenens bidrag til festivalen var Kvindfolk, hvor jeg havde monologen “Tak Thomsen”, men da to numre måtte udgå, satte vor fortræffelige instruktør og tekstforfatter Anders Pertou sig til blækhuset og ”BiblioteKaren” blev født. Da Thomsen og Karen er to modsætninger, var det en stor udfordring for mig at modellere denne figur. Selv morede jeg mig med opgaven og mit indtryk var, at publikum syntes om hende.” Citat Lillian Schmidt, kasserer i Sløjdscenens bestyrelse.

I et af weekendens to diskussionsfora fik vi som alle andre optrædende teatergrupper, en professionel efterkritik af instruktør Morten Hovmand og scenograf Peter R. Dahm. Det var meget inspirerende og opløftende at få ”noter” som instruktør af kvindemonologerne.

”Udover min tjans som barvagt så jeg forestillingerne ”Kvindfolk”, ”Slut” og ”Eksteria” – alle rigtig gode, og meget forskellige forestillinger, hvor man i virkelig så tekst og skuespillere “smelte sammen”. Eksteria var nok på mange måder nærmere en professionel opsætning end en amatørteaterforestilling.” Citat Helle Barnhøj, medlem af Sløjdscenens bestyrelse.

Dokumentation
”Min opgave ved Teaterfestivalen var at “dække” weekenden fotografisk. Foruden vore egne to forestillinger, nåede jeg at se alle andre opførelser på nær en enkelt. Da arrangementet var færdigt kunne jeg aflevere ca. 1000 billeder til DATS. Billeder fra såvel forestillinger, reception, galla-middagen samt festivalen generelt. Det blev til nogle lange dage, men alt i alt også en superhyggelig weekend. De forskellige forestillinger var noget anderledes i forhold til vore produktioner på Sløjdscenen, og selvom jeg synes vi er rigtig godt med, var der også elementer vi kan lære af.. Jeg vil helt sikkert være at finde som deltager igen til næste års Teaterfestival, – og til den tid nyde det som gæst hele weekenden,  ;o)”. Citat Per Kjær, medlem af Sløjdscenens bestyrelse.

Vi takker Studio 73 for det super gode og fortsatte samarbejde. Og vi takker DATS for udvist tillid, inspirerende samarbejde og efterkritik. Desuden tak til Vejen Kommune, sponsorer, de mange frivillige hjælpere og ikke mindst publikum!